Dragi colegi bibliotecari vâlceni,
Mai devreme sau mai târziu, activitatea bibliotecilor noastre va fi trebui evaluată după indicatori de performanţă care nu vor mai permite ca arbitrariul şi improvizaţia ieftină să ne scufunde şi mai adânc în ...necunoaştere :)
Este motivul pentru care vă prezint mai jos - în scop informativ - un excelent material realizat de doamna Amelia COSTOIU de la Biblioteca Centrala Universitara din Bucuresti:
Indicatori de performanţă pentru evaluarea activităţilor biblioteconomice
1. Cuvânt introductiv
Bibliotecile reprezintă "...
marile colective în care lumea îşi poate vedea chipul ca-n oglinzi miraculoase,
sunt structurile celor mai fireşti alăturări de opinii opuse şi sentimente
contradictorii, sunt starea de plasmă a ideii în care zac forţe nebănuite,
nuclee sinergetice, care asteapta sclipiri polarizatoare, cheia de gand care
deschide porti noi cunoasterii si experientei umane... " .(1)
Bibliotecile genereaza
activitati specifice, reprezentate prin categoria activitatilor
biblioteconomice, formand multimi de elemente complexe care folosesc informatia
ca masura a variabilitatii, a complexitatii, a ordinii si organizarii
fenomenelor. Rolul principal este de a transmite, a analiza si oferi pietei (in
sens larg) o informatie procesata dupa algoritmi specifici pentru a satisface
cat mai deplin curiozitatea si nevoia de adevar a acestuia. (2)
Activitatile biblioteconomice opereaza
atat cu "fenomene informationale" cat si cu informatii stocate pe
diversi suporti materiali (documente, publicatii: carti, reviste, microfilme,
etc.) care formeaza colectiile. Astfel, colectiile reprezinta un sistem
informational organizat ce interactioneaza cu toate activitatile de prelucrare
si innoire a cunoasterii, definind in mod specific continutul si formele
acestora. (3)
Cu toate acestea, timpul a
dovedit ca importanta cartii este sfanta, ca la radacina fiecarei formatii
intelectuale stau cartile cu intregul loc spectru de implicari, intermedieri si
consecinte, cu intreaga lor prelungire in cotidian.
Activitatile biblioteconomice se
adreseaza utilizatorilor de informatii, au rolul de a oferi servicii de
calitate intr-o maniera sistemica, permanenta, complementara, coordonata si, in
cadrul proceselor de valorificare, se impune caracterizarea acestora atat din
punct de vedere calitativ, cat si din punct de vedere al eficientei economice.
Pe de alta parte se poate afirma ca
principalul produs ce rezulta din activitatile biblioteconomice este ideea, iar
transferul ideilor impune un sistem de relatii din ce in ce mai complex in
societate. Astfel, lansarea acestor idei genereaza cerinte si nevoi noi,
rafineaza pe cele vechi si, deosebit de important, modifica structurile de
consum. Evident, nu toate aceste idei patrund in cererea consumatorilor si nu
toate pot fi automat absorbite de piata. Acest aspect este cu atat mai
important intr-o societate aflata in proces de tranzitie de la un sistem
economic supercentralizat, la un sistem economic concurential, unde resursele
de care dispune societatea sunt mai mult decat limitate. De aici apare
necesitatea ca acceptarea idelor formulate si lansarea acestora spre
structurile societatii sa fie precedate de cunoasterea cerintelor, a
dorintelor, a motivelor, a preferintelor si gusturilor consumatorilor, inclusiv
de anticipare a schimbarii acestora.
In acest context, este obligatorie
determinarea unei relatii biunivoce intre biblioteca (ca sistem) si gradul de
satisfacere a unei nevoi sociale, in corelare directa cu nivelul resurselor pe
care societatea poate sa le aloce in acest sens. Astfel, se pot determina
criteriile obiective de apreciere a eficientei in biblioteci si se poate
realiza o cuantificare a acestor activitati pe baza unui sistem de indicatori
de performanta. Numai in acest mod se pot elimina declaratiile de tipul:
:"activitatea trebuie sa fie eficienta", declaratii cu un grad mare
de subiectivism, daca nu se cunosc criteriile de apreciere si procedurile de
cuantificare adecvate, iar deciziile luate in aceste conditii nu pot sa conduca
decat la masuri arbitrare, ineficiente.
Pe de alta parte, in orice societate,
cu atat mai mult intr-o societate in tranzitie, resursele sunt limitate ceea ce
impune o evaluare cat mai exacta a cererii. Numai in felul acesta se va evita
constituirea de stocuri de informatie excedentare si neutilizabile (sau in
limbaj economic, nevandabile).
Scopul principal este de a compara
performatele activitatile biblioteconomice derulate in bibliotecile din Romania
cu cele din tarile dezvoltate si, astfel, sa se poata forma criterii de
eficienta obiective.
2. Multimea indicatorilor de
performanta pentru caracterizarea activitatilor biblioteconomice
Evaluarea performantelor este o functie
principala a procesului decizional si presupune definirea unui sistem de
indicatori de performata pentru analiza intrarilor si iesirilor sistemului.
Pe de alta parte, definirea multimilor
indicatorilor de performanta ai activitatilor, constituie o etapa importanta in
cuantificarea calitatii activitatii sistemului economico - social analizat si
presupune definirea:
criteriilor de apreciere;
referentialului obligatoriu din punct de vedere al
conditiilor;
factorilor de influenta ai calitatii informatiei.
Manualul despre Indicatori si Masuratori
de Performanta, realizat de King Research Ltd. pentru Programul Cadru al
DG-XIII al Comisiei Comunitatii Europene in cadrul Planului European pentru
Biblioteci (4) propune un sistem de indicatori de performanta prin intermediul
caruia se pot caracteriza toate laturile activitatilor din biblioteca.
Este de mentionat faptul ca formarea
doar a unui sistem de indicatori de performanta ofera numai informatii cantitative
pentru definirea unui nivel local al performantei si nu permite o evaluare a
performantei la nivelul bibliotecii (ca organism socio-economic).
Indicatorii de performanta sunt
indicatori tehnico - economici care analizeaza sintetic si calitativ
performanta activitatilor biblioteconomice si rezultatele managementului
aplicat, masurand ponderi si procente, functia principala a procesului
managerial, adica performanta sa.
Definirea indicatorilor de performanta
pentru biblioteca, conform (4), evidentiaza urmatoarele aspecte cantitative si
calitative:
satisfactia
clientului;
eficienta
economica, respectiv folosirea resurelor in mod rational, judicios;
gradul de
penetrare a pietei;
numarul de clienti
reali, in raport cu numarul de clienti potentiali;
nivelul de
acceptare de catre consumatori a serviciilor oferite;
viteza de reactie
a sistemului in punerea la dispozitia consumatorului de informatie a produselor
si serviciilor bibliotecii;
efectivitatea;
cifra de afaceri,
care in acest caz se exprima prin volumul de imprumuturi realizat si volumul de
informatii oferit;
incadrarea
valorilor timpilor de asteptare in zona valorilor utile din punct de vedere al
consumatorului;
gradul de
acuratete a produselor si serviciilor oferite;
nivelul de
exactitate;
nivelul costurilor
efective pentru realizarea obiectivelor propuse (costul/buc., cost/pachet,
servicii);
productivitatea la
nivel de operator.
Sistemul de indicatori poate varia de
la un tip la altul de structura dar, intotdeauna, defineste relatia dintre
resursele care intra in biblioteca (input-urile) si ceea ce biblioteca
realizeaza folosind aceste resurse (output-urile).
Performanta institutiei
biblioteconomice trebuie analizata dintr-o tripla perspectiva si anume:
cea a ordonatorului de credite sau finantatorului care furnizeaza
resursele;
cea a institutiei care asigura serviciile bibliotecare si care vizeaza
atat valoarea, costul, cat si calitatea;
cea a beneficiarului, care va interpreta calitatea serviciului.
Definirea indicatorilor de performanta
pentru ansamblul activitatilor biblioteconomice reprezinta un proces complex de
evidentiere a calitatii acestui ansamblu de activitati.
Referitor la calitate se mentioneaza ca
aceasta nu este un indicator de performanta o sau proprietate suplimentara care
se adauga, ea apartine intrinsec ansamblului ca o rezultanta a proprietatilor
componentelor solutiei de baza.
Alocarea optima a tuturor categoriilor
de resurse (umane, tehnice, financiare) in functie atat de necesitatile
bibliotecii, cat si de posibilitatile
societatii la acel moment impune cuantificarea calitatii activitatilor
biblioteconomice la nivel de sistem.
Sistemul indicatorilor de performanta
pentru activitatile biblioteconomice este impartit in patru clase, dupa cum
urmeaza:
indicatori de
performata operationali;
indicatori de
eficacitate;
indicatori de
eficienta economica;
indicatori de
impact.
Din clasa indicatorilor de performanta
operationali fac parte:
indicatorii de
productivitate la iesire, respectiv:
numarul
documentelor catalogate pe unitatea de timp;
numarul iesirilor
de referinta satisfacute pe unitatea de timp;
numarul cererilor
satisfacute pe unitatea de timp.
indicatorii
costurilor la iesire (cost out-put), respectiv:
costurile de
realizare a unei catalogari;
costul raspunsului
pentru o cerere de referinta;
costul unei
solicitari satisfacute in functie de nivelul de calitate;
indicatorii
costurilor nivelurilor de calitate, respectiv:
costul unitatii de
documente catalogate raportat la nivelul calitatii procesului de catalogare;
costul volumului
de imprumuturi interbibliotecare raportat la nivelul de promptitudine;
costul unitatii de
informatie furnizate raportat la
valoarea medie a timpului de asteptare;
indicatorii de
productivitate, respectiv:
numarul cautarilor
de referinte;
volumul de
informatii oferit consumatorului;
volumul de
informatii procesat de bibliotecar;
Din clasa indicatorilor de
eficacitate fac parte:
indicatori de
circulatie, respectiv:
gradul de
circulatie a fondului;
volumul
utilizarilor medii;
ritmul de innoire
al fondului de documente;
volumul de iesiri
din sistem.
indicatori de
utilizare raportati la nivelul de atribute sau la disponibilitate, respectiv:
gradul mediu de
utilizare a serviciilor de referinta raportat la calitatea informatiilor
furnizate;
nivelul de
promptitudine asigurat serviciilor furnizate;
gradul mediu de
utilizare a serviciilor de imprumut raportat la nivelul de promptitudine;
nivelul de accesibilitate
al informatiilor furnizate;
nivelul de
disponibilitate asigurat;
indicatori de
satisfactie din punct de vedere al utilizatorilor informatiei, respectiv:
gradul de
satisfactie al utilizatorului in raport cu bibliteca;
timpul mediu de
asteptare pentru obtinerea informatiei solicitate;
gradul de
satisfactie al utilizatorului raportat la calitatea informatiei solicitate;
proportia
utilizatorilor nemultumiti de serviciile oferite in raport cu numarul total de
utilizatori ai serviciilor bibliotecii (pentru raportare se considera un
interval de timp convenabil ales);
Din clasa indicatorilor de eficienta economica fac parte:
indicatori ai
cheltuielilor de utilizare, respectiv:
cost solicitare de
referinta satisfacuta;
cost document fond
circulant;
cost utilitati
depozitare pentru document fond circulant;
cost activitati
promovare/ perfectionare;
indicatori pentru
cheltuieli de capital, respectiv:
costuri achizitie
fond carte nou raportate la intervalul de timp analizat;
costuri cu active
de natura mijloacelor fixe raportate la intervalul de timp de analizat;
costuri asigurare
facilitati suplimentare spatii depozitare raportate la intervalul de timp
analizat;
indicatori pentru
cheltuieli cu asigurarea nivelului de satisfactie, respectiv:
costuri spatii de
studiu in intervalul de timp analizat;
costuri achizitii
in intervalul de timp analizat;
costuri localuri
de functionare;
costuri activitati
instruire / perfectionare utilizator;
Din clasa indicatorilor de
impact se mentioneaza:
indicatorii
consumatorului de informatie, respectiv:
indicele
structurii de varsta a utilizatorilor serviciilor oferite de biblioteca in
sensul asigurarii unei acoperiri uniforme;
indicele
structurii profesionale a utilizatorilor serviciilor oferite de biblioteca;
fluxul orar de
utilizatori;
indicatori pentru
gradul de utilizare a capitalului, respectiv:
gradul de
utilizare a spatiilor;
nivelul resurselor
financiare directe raportat la bugetul total;
volumul total al
resurselor financiare necesare pentru functionare in intervalul de timp
analizat;
cheltuielile de
personal raportate la totalul resurselor financiare alocate;
cheltuielile de
dezvoltare.
3. Concluzii
Definirea
multimii indicatorilor de performanta ai activitatilor biblioteconomice reprezinta
prima etapa in cuantificarea activitatii la nivelul sistemului economico-social
format al bibliotecii.
Dupa cum se cunoaste,
orice sistem de activitati este caracterizat de ansamblul functiilor,
caracteristicilor si proprietatilor utile ale acestora, care contribuie la
satisfacerea unor necesitati sociale. Ansamblul proprietatilor functiilor prin
care se pun in evidenta caracteristicile activitatilor de a executa functiile
pentru care sunt concepute reprezinta multimea indicatorilor de performanta,
definita anterior.
In multimea indicatorilor
de performanta, un rol important este detinut de indicatorii statistici de
performanta ai bibliotecii.
Definirea multimii
indicatorilor de performanta trebuie corelata cu adoptarea unui indicator
global de calitate al activitatii sistemului. Astfel, se permite determinarea
criteriilor obiective de apreciere a eficientei in biblioteci si conduce la
cuantificarea acestor activitati si eliminarea subiectivismului in aprecieri.
Acest indicator global de calitate se numeste "nivel tehnic".
Nivelul tehnic al unei
activitati este definit prin indicatorii de performanta care confera o valoare
de intrebuintare activitatii si exprima, intr-un mod global, calitatea, atat
din punct de vedere stiintific, cat si din punct de vedere economic.
Calitate inseamna competitivitate si
eficienta, atat pentru executant (prestator), cat si pentru beneficiar, deci,
exprimarea nivelului tehnic al activitatilor ca un indicator sintetic; inseamna
determinarea cu precizie a competitivitatii sistemului caracterizat de aceste
activitati comparativ cu sisteme similare si eficienta unei noi activitati din
sistemul analizat.
In aceste conditii, rezulta ca pe baza
indicatorilor de performanta se poate defini un indicator sintetic si cumulativ
de calitate sau un indicator de evalure a performantelor activitatilor
sistemului economico-social reprezentat de biblioteca.
Note bibliografice
1. STOICA, Ion - Informatie si cultura. Bucuresti: Editura Tehnica,
1997. 228 p.
2. STOICA, Ion - Interferente biblioteconomice. Constanta: Ex Ponto
1997, 207 p.
3. STOICA, Ion - Unele probleme ale planificarii serviciilor de
biblioteca in Romania contemporana. In: Biblioteca, 1994, nr. 8-9-10,
p. 11 - 12
4. Cheile succesului. Indicatori de performanta pentru bibliotecile
publice. Bucuresti: ABBPR, 1998.
Ing. Amelia COSTOIU
Biblioteca Centrala Universitara din Bucuresti
Serviciul Catalogare – Indexare
